Privacy verklaring Feniks vzw

Feniks vzw doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat zorgvuldig om met persoonlijke gegevens.

We houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of beter bekend als GDPR).

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Feniks vzw
Rondpuntlaan 25
3600 GENK
info@feniksvzw.be
Contactpersoon: Marco Schepers

We geven een heldere en transparante informatie over hoe we omgaan met persoonlijke gegevens van onze contactpersonen: bestuursleden, vrijwilligers, leveranciers.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen:

Het organiseren van sociaal-culturele activiteiten, vergaderingen/overleg
De communicatie met onze bestuursleden/vrijwilligers
Het versturen van aankondigingen/uitnodigingen activiteiten en nieuwsbrieven uitnodigingen.
Samenwerking met de overheid:

Het bekomen van subsidiering
Rapportering naar de overheid (wettelijke verplichting).

Statistische doeleinden: de persoonsgegevens worden geanonimiseerd.
Financiële en boekhoudkundige verwerking. Voor leveranciers, vrijwilligers en andere personen die op een of andere manier deelnemen aan een financiële transactie kunnen wij tevens bankgegevens (IBAN rekeningnummer en BIC code) opslaan en verwerken (uitbetaling onkostennota’s, verplaatsingsonkosten, facturen, vrijwilligersvergoedingen…)

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonlijke gegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken.

Van de bestuursleden van onze organisatie/vrijwilligers: emailadressen, adres, telefoonnummer
M.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer)
Enkel waar verdere financiële interactie plaatsvindt met de persoon kunnen extra gegevens nodig zijn zoals firma, rijksregisternummer, BTW nummer, nummer van de identiteitskaart, intern leveranciersnummer, statuut, IBAN rekeningnummer en BIC code.

Feniks vzw zal nooit gevoelige gegevens verzamelen. De definitie kan u terugvinden op de website Belgische Justitie:

https://www.belgium.be/nl/justitie/privacy/bescherming_persoonsgegevens/persoonsgegevens/gevoelige_gegevens

De activiteitenregistratie van de afdelingen dienen enkel voor statistische doeleinden.

Ook worden foto’s genomen op activiteiten. Deze worden gebruikt voor:

rapportering naar de overheid
publicatie in ons tijdschrift
website.

Hier wordt altijd mondelinge of schriftelijke toestemming gevraagd.

Wij verwerken GEEN persoonlijke gegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar).

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);

het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, server …);
het verzekeren van onze vrijwilligers

boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)

Met elk van deze partijen werden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben (bijvoorbeeld politie in het kader van een onderzoek).

Bewaartermijn

Feniks vzw bewaart persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Feniks vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

We pseudonimiseren/anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

Wij (of derde partijen) maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben bij toetreding.

In dit document vindt u hoe u contact kan opnemen met ons.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacy statement

Dit is ons eerste Privacybeleid. Feniks vzw zal, indien er wijzigingen aangebracht worden, dit aankondigen via de website www.feniksvzw.be.